Política institucional de manejo de información y datos personales de Panorama S.A.S.

PANORAMA S.A.S., con Nit. 891411170-0, atendiendo lo dispuesto en la Ley 1581 del  17 de octubre de 2012 y el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, mediante las  cuales se establecen las disposiciones generales para la protección de datos personales, y  con el fin de desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer,  actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de  datos o archivos; en cumplimiento de sus obligaciones legales y consciente de su estado  de responsable del tratamiento de datos de carácter personal, establece su POLÍTICA  INSTITUCIONAL DE INFORMACIÓN Y MANEJO DE DATOS 

PERSONALES en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normativa y en especial, para  la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter  personal que recoja y administre PANORAMA S.A.S., política que se rige bajo los  siguientes parámetros.

  1. OBJETO 

La empresa PANORAMA S.A.S., en atención a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y  sus Decretos reglamentarios, conforme las políticas internas de la empresa, orientadas al  adecuado tratamiento y administración de la información y datos personales de clientes,  proveedores, directivos, empleados, terceros y demás personal relacionado con nuestros  servicios, ha diseñado la presente Política de Manejo de la Información de carácter  personal y bases de datos en la cual se informa, se describe y explica el tratamiento de la  información personal a la que se tiene acceso en el desarrollo del objeto social de la  empresa y la cual se obtiene previa autorización por parte del titular a través de  nuestro sitio web, mensajes de datos, correo electrónico, información física (formatos,  cartelera de información de la empresa, cartas), mensajes de texto, mensaje de voz, apps,  llamadas telefónicas, verbalmente, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el  futuro se desarrollen, así como por intermedio de terceros que participan en nuestra  relación comercial, laboral o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores y demás personal vinculado a través de relaciones comerciales, laborales o legales con la  empresa PANORAMA S.A.S. 

  1. MARCO LEGAL 
  • Constitución Política, artículos 15 y 20
  • Ley 1581 de 2012
  • Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) • Demás normas que regulen la materia.
  1. DEFINICIONES 

Conforme el marco regulatorio sobre la Protección de Datos Personales en Colombia,  para los efectos de la presente Política de Manejo de Datos y en aras de una mayor  información para los usuarios, se puntualizan los siguientes conceptos:

  • AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para  llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de  tratamiento.
  • DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una  o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables. • ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada,  que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos

personales por cuenta del responsable del Tratamiento;

  • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada,  que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el  Tratamiento de los datos.
  • TITULAR: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de  Tratamiento. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones  sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,  modificación, circulación o supresión.
  • AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el  responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales,  mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de  Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las  mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos  personales.
  • DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible al cual se  puede acceder libremente. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de  comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas  y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén  sometidas a reserva.
  • DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la  intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales  como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las  convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones  sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido  político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición,  así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • TRANSFERENCIA: Actividad realizada cuando el Responsable y/o Encargado del  Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los  datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se  encuentra dentro o fuera del país.
  • TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de  los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del  Responsable.
  1. DEPENDENCIAS DEL RESPONSABLE DEL CONTACTO, USO, CONSERVACIÓN Y  MANEJO DE LOS DATOS PERSONALES 

PANORAMA S.A.S., es responsable del manejo y conservación de los datos personales  de los clientes, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y/o jurídicas,  trabajadores y terceros, con los cuales tenga alguna relación comercial, laboral o legal. En  ese orden, para dar mayor claridad sobre las dependencias de la empresa que tienen  contacto con las bases de datos, se establece que las áreas con manejo de las bases de  datos, para los fines descritos a continuación son:

  • Área comercial
  • Área de Mercadeo
  • Área de Cartera
  • Área de Revisoría Fiscal y Producción
  • Área de Administración y Financiera
  • Área de Contabilidad
  • Área de Tesorería
  • Área de Talento Humano
  • Proceso del Sistema Integrado de Gestión
  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES 

Los titulares de los datos personales que están a cargo de PANORAMA S.A.S., tienen  los siguientes derechos:

  • Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en  cualquier momento frente a PANORAMA S.A.S., respecto a los datos que  considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que  induzcan a error.
  • Derecho a solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada a • PANORAMA S.A.S. para el tratamiento de los respectivos datos personales. • Derecho a ser informado por PANORAMA S.A.S., previa solicitud del titular de los

datos o de su representante, respecto del uso que le ha dado a los mismos. • Derecho a presentar las quejas cuando considere que se ha hecho un mal o  erróneo manejo de sus datos personales.

  • Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando  considere pertinente.
  • Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente  ha decidido compartir con PANORAMA S.A.S. 
  • Derecho a que se conserve y archive en forma segura y confiable los datos  personales entregados.
  • Derecho a conocer mediante la web de PANORAMA S.A.S. la política de manejo  de datos personales y tener acceso al funcionario encargado del manejo de datos  personales a través del correo sig@persianaspanorama.com
  1. DEBERES DE PANORAMA S.A.S. COMO RESPONSABLE 

PANORAMA S.A.S., en cumplimiento de los parámetros legales y constitucionalmente  establecidos, reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares y en aras  del respeto por los mismos, se permite informar los deberes que asume en su calidad  de responsable del tratamiento de dichos datos:

  • PANORAMA S.A.S., deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes,  trabajadores, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos  el Tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento.  Para lo cual, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate, a través  de medios como el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos,  a través del sitio web de PANORAMA S.A.S., y otros medios que a futuro se  implementen. Tanto la finalidad como el tratamiento de estos datos personales se  encuentran establecidos en el apartado número 8 del presente documento.
  • PANORAMA S.A.S., en todos los casos en los que se recopilen datos, deberá  informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos, y  conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares.
  • La empresa debe informar la identificación, dirección electrónica y teléfono de la  persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, los cuales se  encuentran establecidos en el apartado número 12 del presente documento.
  • PANORAMA S.A.S., deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información,  el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la  posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de

datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas. • La empresa, deberá informar al titular que cuando se trate de datos sensibles no  está obligado a autorizar su tratamiento.

  • PANORAMA S.A.S., deberá informar a los titulares, que éstos son responsables de  mantener la confidencialidad de las contraseñas que se generen, así como de las  actividades que se realicen a través de éstas y acepta notificar a PANORAMA S.A.S.  inmediatamente el uso no autorizado de su(s) contraseña(s), cuenta(s), o cualquier  otra vulneración de la seguridad de la que tenga conocimiento.
  • PANORAMA S.A.S., deberá conservar con la debida seguridad, diligencia y cuidado  los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida,  alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la  actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le  reporten novedades o solicitudes.
  1. CASOS EN LOS CUALES PANORAMA S.A.S NO REQUIERE AUTORIZACIÓN  PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER 

PANORAMA S.A.S., no requerirá la autorización del Titular de la información en los  siguientes casos:

  • Cuando la información sea solicitada a PANORAMA S.A.S., por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden  judicial. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son  protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
  • Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas. • En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir  con fines históricos, estadísticos y científicos.
  • Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido  a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada
  1. FINALIDAD DE LA OBTENCIÓN DE DATOS PERSONALES, MANEJO Y  CONSERVACIÓN 

La finalidad de los datos personales obtenidos por PANORAMA S.A.S., en cumplimiento  de su objeto social y de sus relaciones comerciales, laborales y legales con terceros  (entiéndase por estos, clientes, empleados, proveedores, acreedores, entre otros),  previa autorización por parte de los titulares en los casos requeridos por la ley, es la  siguiente:

Clientes/Distribuidores: 

  • Para la administración técnica de la página web de la empresa.
  • Para la gestión comercial de clientes de PANORAMA S.A.S. 
  • Informar acerca de productos, novedades y prestaciones de servicios, procesos,  nuevas líneas y colecciones y, de ser pertinente y necesario, plantear encuestas  respecto a los mismos.
  • Hacer invitaciones a nuestros eventos y lanzamientos de productos y/o servicios.  Realizar encuestas de satisfacción, sobre nuestros productos, servicios y  comercialización de los mismos.
  • Establecer comunicación directa por diferentes medios (impreso, telefónico, sms,  correos electrónicos, etc.) con los objetivos comerciales asociados a productos y/o  servicios.
  • Enviar información sobre promociones y campañas especiales.
  • Para efectos de envío, recaudo, despacho y garantías de los productos.
  • Autorizaciones para el acceso a los servicios que ofrece la empresa. • Dar respuesta a requerimientos de autoridades competentes o judiciales. Para procesos de calidad.
  • Para toda actividad que considere necesaria y que sea acorde a la relación comercial existente entre las partes.

Empleados 

  • Comunicados internos, afiliaciones, pagos de nómina, bases de datos y toda  información que se requiera para la ejecución de los contratos de trabajo y bases  de datos para la organización administrativa de la entidad.
  • Para toda actividad que considere necesaria y que sea acorde a la relación  laboral o de prestación de servicios existente entre las partes.
  • Creación y conservación de los documentos y registros legalmente exigidos por las normas en Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Gestión interna de listados de colaboradores de acuerdo con su rol y/o dependencia.
  • Tratamiento de sus datos personales en los programas que se requieran al interior de la compañía.
  • Control, seguimiento y cumplimiento de nuestras obligaciones como empleadores.
  • Registro y control de sus aportes como de sus sueldos y bonificaciones. • Presentar informes a autoridades de control y vigilancia.
  • Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de  obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

Proveedores 

  • Para la constante actualización de datos de proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y/o jurídicas con los que PANORAMA S.A.S.,  tenga alguna relación comercial, laboral o legal.
  • Para toda actividad que considere necesaria y que sea acorde a la relación  comercial, laboral o legal entablada entre las partes.

Sin perjuicio de las finalidades antes enunciadas, las autorizaciones que cada uno de  los Titulares de los Datos Personales firmará, contiene de manera detallada estas y  otras finalidades que pudieran requerirse en el giro ordinario del negocio de  PANORAMA S.A.S. o requeridos por la normatividad colombiana.

  1. TRATAMIENTO DATOS SENSIBLES 

Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:

  • Para el cumplimiento de las medidas de bioseguridad ordenadas con ocasión a la emergencia sanitaria derivada a la pandemia por el COVID-19. • De requerirse, realizar reportes a las entidades de salud respecto de personas  con COVID-19.
  • De requerirse, avisar a personas que pudieran haber estado en contacto con  otras personas a las cuales se les detectó COVID-19.
  • Actualización de perfil sociodemográfico de los colaboradores y contratistas de Panorama S.A.S dando cumplimiento a lo establecido en la normativa aplicable en Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Cualquier otro requerimiento proveniente del gobierno y relacionado con la

salud de los Titulares.

Sin perjuicio de las finalidades antes enunciadas, las autorizaciones que cada uno de  los Titulares de los Datos Personales firmará, contiene de manera detallada estas y  otras finalidades que pudieran requerirse en el giro ordinario del negocio de  PANORAMA S.A.S. o requeridos por la normatividad colombiana.

  1. AUTORIZACIÓN 

Con la finalidad de dar un cabal cumplimiento a la presente política de datos personales,  PANORAMA S.A.S., requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto  mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el  otorgamiento de la misma. La cual, podrá constar en cualquier medio, bien sea un  documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta  a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

Dicha autorización, en cumplimiento de la normatividad colombiana, es una  declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

  • Responsable o encargado de recopilar la información,
  • Datos recopilados,
  • Finalidades del tratamiento de datos,
  • Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso,

corrección, actualización o supresión de datos.

  1. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES 

PANORAMA S.A.S., en el evento de tener relación o contacto con menores de edad,  manifiesta que el tratamiento, manejo y conservación de los datos personales de niños,  niñas y adolescentes será realizado con mayor diligencia y cuidado respetando sus  derechos y garantías constitucionales de acuerdo con lo establecido por la normatividad  colombiana, para lo cual siempre deberá contar con la autorización previa, expresa e  informada del padre o la madre o del representante legal o del acudiente de la niña,

niño o adolescente.

Es importante mencionar que la recolección de datos de menores podría darse en dos eventos puntuales: i) actividades con los familiares de nuestros empelados; ii)  contratación de pasantes que no hayan cumplido la mayoría de edad.

  1. MANUAL PARA CONSULTAS, SOLICITUDES Y PETICIONES HECHAS POR  LOS TITULARES DE LOS DATOS 

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base  de datos de la PANORAMA S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o  supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado  bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a PANORAMA S.A.S. al correo sig@persianaspanorama.com con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

En caso de estar incompleto, PANORAMA S.A.S. solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, que complete la información  enviada. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el  solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados  a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el  reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora  y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los  ocho

(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las consultas de los titulares podrán ser dirigidas a los siguientes medios:

  • www.persianaspanorama.com
  • sig@persianaspanorama.com
  • Personalmente ante nuestras oficinas de atención al público.
  • Vía telefónica: A los teléfonos 6063495080-3009120302.
  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES 

PANORAMA S.A.S., tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la  presente política se permite informar y dar a conocer sus datos de identificación:

Razón social: PANORAMA S.A.S.

NIT: 891.411.170-0

Domicilio principal: Cra. 7 nro. 121- 20 LC 228 Centro Empresarial Paseo Real, Bogotá  D.C.

Teléfono: 6063495080

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de la coordinación de los sitios web. Correo:  sig@persianaspanorama.com

  1. VIGENCIA 

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales fue creada el 15 de mayo de  2015.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión  por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

Control de Cambios
Versión  Descripción de la Modificación  Fecha
1 Emisión inicial 15.05.2015
2 Inclusión de tratamiento de datos sensible conforme a  regulación del COVID-19 18.11.2021
3 Ajustes de forma y separación de finalidades dependiendo  del tipo de titular. 21.09.2023
4 Cambios en correo de contacto y eliminación de números de  líneas telefónicas a nivel nacional 21/03/2025